Verksamhetsplanering i region Norrland
En verksamhetsplan skrivs i slutet mot varje år. I verksamhetsplanen står det vad föreningen ska jobba med nästa år. Syftet med verksamhetsplanen är att ge struktur för styrelsens arbete och att Hyresgästföreningen ska kunna granska er ekonomi.
Det är ni i styrelsen som har ansvar för att skriva verksamhetsplanen. Om ni inte får pengar för aktiviteter från hyresvärden finns inget krav på att skriva en verksamhetsplan, men det rekommenderas starkt. Det är också viktigt att skriva en budget, så ni vet att era intäkter täcker kostnaden för era aktiviteter.
Det är väldigt viktigt att involvera medlemmarna i framtagandet av verksamhetsplanen. Ni bör därför ha ett bostadsmöte för att bestämma om er verksamhetsplan. Läs mer bostadsmöten här. Tänk hur mycket roligare det är att gå på aktiviteter när man själv varit med och beslutet att de ska genomföras!
Skicka verksamhetsplanen och budgeten till er hyresgästförening när ni är klara. Dokumenten sparas och används för revision och bokföring. Verksamhetsplaneringen bör vara klar i december.
Det finns många sätt att genomföra en verksamhetsplanering, men alla utgår från dessa tre steg:
- UTVÄRDERA vad ni gjort hittills i år. Försök ta reda på vad personer utanför styrelsen har tyckt om föreningens aktiviteter. Fundera över vilka aktiviteter ni vill göra igen och hur.
- UTVECKLA nya aktiviteter för nästa år. Här är det bra om så många som möjligt är med och lämnar önskemål. Det kan därför vara bra att ha öppna möten för att folk ska känna att de får vara med och planera.
- PRIORITERA mellan gamla och nya aktiviteter. Tänk på att det ska finnas personer som vill och orkar genomföra alla aktiviteter. En bra verksamhetsplan siktar lagom högt. Ni ska också se till att pengarna räcker till allt ni vill göra.
Om ni har avtal med en hyresvärd och får pengar av dem för att göra aktiviteter på området är vissa delar extra viktiga att göra:
- Beslut om verksamhetsplanen tas på ett bostadsmöte. Styrelsen skickar ut ett förslag till alla boende, som röstas om på bostadsmötet. Det är viktigt att alla boende, och inte bara medlemmar, ska vara med och besluta om verksamhetsplanen.
- Det finns ett specifikt datum då verksamhetsplanen ska vara färdig och inskickad till personal på Hyresgästföreningen. Fråga en boendeutvecklare om detaljer kring detta.