Hur vi behandlar dina personuppgifter om du är medlem

Registrering i vårt medlemsregister

För att kunna registrera dig som medlem, för att du ska kunna utöva dina rättigheter som medlem och för att du ska kunna ta del av våra medlemsförmåner är det nödvändigt för oss att behandla en del av dina personuppgifter och spara dem i vårt medlemsregister. Den rättsliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för att fullgöra avtalet om medlemskap med dig. 
 
Personuppgifter om dig som vi behandlar för det ovan nämnda syftet är bland annat namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och betalningsuppgifter. I samband med att du blir medlem skapas ett särskilt identifikationsnummer (medlemsnummer) som du kan använda när du ska ta del av våra förmåner med mera. Förutom de uppgifter du själv lämnar till oss hämtar vi uppgifter från den offentliga folkbokföringen om du till exempel flyttar eller byter namn. Att bli medlem hos oss är naturligtvis helt frivilligt, du är därför inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss, men du kan inte bli medlem om vi saknar dessa uppgifter. 
 
För att du ska få ta del av våra utskick och kunna utnyttja våra medlemsförmåner behöver vi ibland dela vissa av dina personuppgifter med våra samarbetspartners, till exempel tryckerier och distributörer. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter om vi har en rättslig skyldighet att göra det. 
 
Dina personuppgifter sparas i vårt medlemsregister så länge du är medlem och därefter i 18 månader. Uppgifter om dina betalningar av medlemsavgiften sparas så länge som krävs enligt de rättsliga skyldigheter som åvilar oss enligt till exempel bokföringslagen och regler för autogiro. 

Inspelning av muntliga överenskommelser

En del överenskommelser gällande medlemskapet spelas in, det kan till exempel gälla avtal om medlemskap eller val av betalningsmetod. Uppgifterna hämtas från dig själv och du blir alltid tillfrågad innan inspelningen. Behandlingen baseras på ditt samtycke. Du är inte skyldig att gå med på inspelningen eftersom medlemskap hos oss är frivilligt och överenskommelsen kan ske skriftligt om du hellre vill det. 

BoKvar-försäkring för nya medlemmar

I samarbete med Trygg-Hansa har vi tagit fram en frivillig BoKvar-försäkring som under vissa förutsättningar erbjuds dig som är nybliven medlem. För att försäkringsbolaget ska veta vilka medlemmar som är försäkrade delar Hyresgäst­föreningen personuppgifter med dem. Som ny medlem kan du förhindra sådan delning genom att kontakta oss på 0771-443 443 inom en månad efter att du blev medlem. Här kan du läsa mer om villkoren för Bo kvar-försäkringen och personuppgiftsbehandlingen som den innebär. 

Vår förmånsapp 

Genom vårt dotterbolag Hyresgäst­föreningen Plus AB kan vi erbjuda dig som medlem att på ett smidigt sätt ta del av medlemsförmåner i en särskilt framtagen förmånsapp. Här kan du läsa mer om villkoren för förmånsappen och personuppgiftsbehandlingen som den innebär. 

Föreningsaktiviteter

Hyresgäst­föreningen är en ideell förening som genom demokratiska processer styrs av föreningens medlemmar. Du som medlem har i olika sammanhang rätt att utöva din rösträtt och inneha förtroendeuppdrag. Vi behöver därför behandla dina personuppgifter i samband med att vi skickar möteskallelser till dig och för att kunna kontrollera att du är röstberättigad och valbar till förtroendeuppdrag. Dina personuppgifter kan också förekomma i protokoll som förs vid de möten som du är kallad till eller närvarar vid. Den rättsliga grunden för dessa behandlingar är att den är nödvändig för att kunna fullgöra avtalet om medlemskap.

Kommunikation i samband med olika aktiviteter

Som medlem har du möjlighet att delta i olika aktiviteter i vår regi. I samband med detta kan vi behöva kommunicera med dig för att informera om aktiviteten och i vissa fall kunna anpassa den efter dina önskemål. Uppgifterna hämtas från dig själv, alternativt från någon annan som du gett i uppdrag att kommunicera med oss. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet om medlemskap med dig.

Verksamhets- och medlemsutveckling

Om du har varit medlem hos oss kan vi komma att kontakta dig i upp till 18 månader efter att du avslutat ditt medlemskap. Syftet är att lämna erbjudanden som vi tror intresserar dig samt att  lära oss mer om varför medlemmar avslutar sitt medlemskap. Kontaktuppgifter till dig hämtar vi från vårt medlemsregister. Vår rättsliga grund för detta är intresseavvägning. Du har rätt att invända mot att vi använder dina personuppgifter på det här sättet. 

Vår medlemstidning

Som medlem erbjuds du utan kostnad vår medlemstidning Hem & Hyra. För att vi ska kunna skicka tidningen till dig behöver vi dela dina kontaktuppgifter med de som producerar och levererar tidningen. Om vi registrerat din e-postadress i vårt medlemsregister får du även e-postutskick från Hem & Hyra. Du kan förstås när som helst tacka nej till att få tidningen eller e-postutskick. Den rättsliga grunden för denna behandling är fullgörande av avtalet om medlemskap där tidningen ingår som förmån. 

Förhandlingsöverenskommelser gällande ditt boende 

Om du bor i ett hus som omfattas av en så kallad förhandlingsordning registrerar vi de förhandlingsöverenskommelser som ingås mellan oss och din hyresvärd, till exempel avseende din hyra eller andra hyresvillkor. Uppgifterna hämtas från de förhandlingar vi bedriver med din hyresvärd. Som part i avtalet om förhandlingsordning har vi en förhandlingsskyldighet, den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter under förhandlingen är därför rättslig förpliktelse. Den rättsliga grunden för att spara förhandlingsöverenskommelser och protokoll är vårt berättigade intresse att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 
 
Uppgifterna kan också komma att användas för att ta fram statistik, jämförelser och att göra analyser som underlag för bostadspolitiska utredningar eller liknande, men det sker då alltid i sammanslagen form så att uppgifterna inte går att härleda till dig. Den rättsliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse att verka för hyresgästers rättigheter i samhället. 

Juridisk rådgivning och biträde

Som medlem har du enligt våra stadgar under vissa förutsättningar rätt till rådgivning och biträde. När du kontaktar oss i ett sådant sammanhang behöver vi registrera de uppgifter som lämnas till oss i vårt ärendehanteringssystem för att kunna erbjuda dig en korrekt och bra service. I första hand hämtar vi uppgifterna från dig själv. Om någon annan kontaktar oss i egenskap av ombud för dig hämtas uppgifterna från denna. När vi biträder dig kan vi behöva ta emot eller dela personuppgifter med tredje part, till exempel din hyresvärd eller någon myndighet, men det sker i så fall i samråd med dig. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet om medlemskap med dig. I vissa fall kan vi behöva behandla personuppgifter som är av särskilt känslig natur, till exempel uppgifter om hälsa. Dessa uppgifter behandlas i så fall därför att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Uppgifterna i vårt ärendehanteringssystem sparas i tio år. 
 
Uppgifterna kan också komma att användas för att ta fram statistik och jämförelser och för att göra analyser som underlag för bostadspolitiska utredningar eller vid kommunikation i samband med frågor från media eller liknande, men det sker då alltid i anonymiserad form som inte går att härleda till dig alternativt efter ditt uttryckliga samtycke. Den rättsliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse att verka för hyresgästers rättigheter i samhället.  

Fotografier i samband med besiktningar 

Ibland behöver vi fotografera i samband med besiktningar som vi utför. Fotografierna används bland annat som underlag vid hyres­förhandlingar eller juridiska tvister. Uppgifterna hämtas från dig och ditt boende. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna utföra vårt uppdrag att förhandla hyror och biträda i hyrestvister. Fotograferingen sker naturligtvis i samråd med dig och med din medverkan. Fotografierna är så neutrala som möjligt. Fotografierna sparas vanligtvis i vårt ärendehanteringssystem i tio år. Om det krävs för historisk bedömning kan de sparas i arkiv i upp till 30 år. 

Fotografier och filmer i samband med aktiviteter

Ibland vill vi fotografera de som deltar i våra olika aktiviteter. Syftet är att kunna sprida information om vår verksamhet. Om du deltar i en opinionsbildande aktivitet som Hyresgäst­föreningen arrangerar (exempelvis demonstration eller möte) kan det hända att vi tar bilder vid aktiviteten. Dessa bilder kan användas i vidare information från Hyresgäst­föreningen. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna informera om vår verksamhet. Vi informerar i förväg när fotografering sker och du behöver självklart inte delta vid fotograferingen. 

Dina preferenser om utskick och förmåner

Genom jämförelser och analyser av de registrerade uppgifterna behöver vi ibland identifiera relevant information som kan vara av särskilt intresse för dig. Vi använder automatiserad behandling i form av olika segmenteringar. Syftet är att ge dig så relevant information som möjligt om Hyresgäst­föreningen, vår verksamhet och det vi erbjuder inom medlemskapet. Jämförelserna baseras på uppgifter vi samlat in från dig själv och utförs inte automatiserat för profilering. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet om medlemskap med dig på bästa sätt. 

Enkäter och andra undersökningar

Vi skickar ibland ut enkäter och undersökningar till våra medlemmar där vi ber om svar på vissa frågor som rör boendet. Svaren används som underlag inför hyres­förhandlingar och som underlag för bostadspolitiska utredningar och opinionsbildande kampanjer. Ibland kan vi också ringa vi till medlemmar för att samla in information för samma syften. De kategorier av personuppgifter som vi behandlar för detta syfte varierar beroende på vilken undersökning det gäller men kan till exempel vara ditt namn, dina kontaktuppgifter, boendeform, vilken del av landet du bor i, din ålder, ditt kön och dina svar om du väljer att genomföra undersökningen. Kontaktuppgifterna till dig hämtar vi från vårt medlemsregister och svarsuppgifterna i enkäten hämtas från dig själv genom att du väljer att svara på enkäterna. Det är förstås frivilligt att svara på enkäter och undersökningar som vi skickar. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna utföra vårt uppdrag att förhandla hyror och i övrigt verka för hyresgästers rättigheter och ställning i samhället. Vi kan dela dessa uppgifter för det fall vi anlitar någon annan för att genomföra undersökningen för vår räkning. När vi anlitar ett företag eller en organisation för att de ska behandla dina personuppgifter för vår räkning tecknar vi alltid ett särskilt avtal som skyddar din integritet. Dina personuppgifter raderas så fort de inte längre behövs för undersökningen.